【内容証明】書き方

内容証明とは?

 

郵便物の差出日付・差出人・宛先・文書の内容を、国の特殊会社である日本郵便株式会社(日本郵便)が謄本により証明する制度です。

簡単に言うと、

  • 誰が出したのか
  • 誰に対して出したのか・手紙の内容(どんな内容が書いてあったのか)
  • いつ出したのか(手紙の日時)を公的に証明してくれる手紙の事です。

 

公的に証明してくれるというのは、裁判などの大事な局面でも「証拠になる」ということです。

 

※内容証明郵便と合わせて配達証明もセットでつけることにより、

「誰が、誰に、どんな内容が書いてあったのか手紙を、いつ出して、それがいつ届いたかという一連の流れ全てが証明できます。」

内容証明のテンプレートは以下のURLからダウンロードしてください。

https://yamerundesu.com/Content-certificate-mail

 

文章・封筒の書き方

1.文章

内容証明書の手紙文には、差出人・受取人の記載は必須ですが、それ以外の文章の書き方・文言・構成・印鑑は、自由です。

①標題

「請求書」「通知書」「回答書」「貸金請求書」などのタイトルは、書いても書かなくても自由です。

タイトルを付けた方が文章が引き締まるので、一般的には、タイトルを付けた内容証明郵便が多いようです。

なお、タイトルに迷った場合は「通知書」としておけば問題ありません。

②前文等

「拝啓 貴殿ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」といった前文・頭語・時候のあいさつ等も、書く書かないは自由です。(記載例)

タイトルや時候のあいさつ等を書くかどうかは、受取人に対する差出人の考え方次第ということになるでしょう。

③敬称・謙称

「様、殿、御中」「あなた、貴方、貴殿」「私、当方」「私達、私共」「貴社、貴店、御社」「当社、弊社」などの敬称・謙称は、通常の手紙を書く場合と同じです。

(会社・団体宛て)

会社・団体宛てに送付する場合は、通常、代表者宛てに送付するものですが、「○○株式会社 御中」のようにしても問題ありません。なお、法的に受領権限のない者(例えば担当者)宛てに送ってはいけません。

④ 日付

日付は、内容証明郵便が発送日付を証明してくれますので、書かなくても平気です。しかし、文書作成の日付を明確にする意味でも、常識的に日付を書くのが普通です。

⑤ 通知人・被通知人

差出人と受取人の住所・氏名は必ず書かなければいけませんが、それに、「通知人」「被通知人」といった肩書きを付けるかどうかは自由です。

通常、受取人には「○○様」「○○殿」と書きますので、誰が差出人で誰が受取人かの区別はできます。ですから、それに肩書きを付ける必要はありません。もちろん、書いても構いません。なお、どちらが差出人でどちらが受取人かわからないような書き方をした場合には、それを明確にするために「通知人 ○○」「被通知人 △△」というように書きます。

⑥電話番号・会員番号

差出人の住所・氏名の記載に併せて電話番号、会員番号等の記載をするのは自由です。

⑦ 印鑑

通常は、差出人の名前の下(後ろ)に印鑑を押しますが、この印鑑は、法律上の決まりはありません。押さなくても構いません。しかし、日本は印鑑が重要視される社会ですので、一般的に押します。(パソコン(ワープロ)で作成する場合も、押印するか、または、名前については署名にすることによって、差出意思の真実性をより高めることができます。)

⑧ 金額

例えば、10万円を「金」と「也(なり)」で挟んで「金10万円也」と表記する場合があります。これは偽造防止のためです。例えば、10の前に1を書き足して110万円とさせないためです。「也」というのは「円」の次に「銭」という単位があったことの名残です。現在は「円」が最終単位ですので、偽装防止のために末尾に「也」を付ける意味はありません。内容証明郵便の記載としては、10万円と書いても金10万円と書いても、どちらでも構いません。また、壱拾万円などと書くこともできます。

⑨ 別記・別紙

商品名・数量・金額などを文章中に書くよりも箇条書きの一覧にした方がわかりやすい場合は、一般文書と同様に別記(例:下記記載の通りです。記 ~の形式)か別紙を利用することができます。なお、当然に内容証明書の形式に従って作成する必要がありますので、別紙の場合は単純に2枚目の扱いとなり、20字×26行等の形式で作成することはもちろんのこと、ホチキスか糊で綴じ、綴り目に契印を押さなければなりません。(内容証明書以外の文書を添付(同封)することはできません。)

 

2.封筒

封筒には、差出人と受取人の住所・氏名を書きますが(通常、表に受取人、裏に差出人)、手紙文中に書かれている差出人・受取人と封筒に書く差出人・受取人は、同じでなければなりません。

※中身と封筒の記載が別の住所や別人ではいけないという意味ですから、記入した文字が一字一句同じである必要はありません。例えば、手紙文には神奈川県横浜市と書いてあっても、封筒では横浜市から書き始めても構いませんし、手紙文の1丁目2番3号を1-2-3と書いても構いません。

※一字一句同じでなければ受付されないわけではありませんが、郵便局職員の判断によっては文字の訂正を求められたり、疑義が生じるといけませんから、全く同じに書いた方が無難です。また、県名を省略して市名から書く場合、万が一同名の市があると配達が困難になりますので、封筒には、できれば県名は省略しないで書いてほしいというのが郵便事業株式会社の説明です。ですから、窓口で県名の記入を求められる場合もありますので、封筒には県名から書くのが良いでしょう。)

 

会社・団体宛て

例えば手紙文中に「○○株式会社 代表取締役 内容太郎 殿」と書いた場合は、封筒の記載は「○○株式会社 御中」ではいけません。この場合は全く同じに書きます。

 

①通知人・被通知人

手紙文に通知人・被通知人等の記載をした場合、封筒には通知人等の記載を書く必要はありません。

②電話番号・会員番号

手紙文に住所・氏名の記載に併せて電話番号、会員番号等の記載をした場合、封筒には電話番号、会員番号等の記載を書く必要はありません。逆に、手紙文に電話番号を書いていない場合でも、封筒には差出人の記載に併せて電話番号を書くことができます。

④ 社名入りの封筒

通常は、封筒の表面に受取人の住所・氏名を書き、裏面に差出人の住所・氏名を書きますが、封筒の表面下部に差出人の住所・氏名が印刷されている封筒を使う場合は、裏面に差出人を記入する必要はありません。

※会社名入りの封筒の場合は、特に代表者名の有無に注意してください。手紙文中の表記と封筒の表記を一致させる必要があります。

⑤ 記入用具

封筒の宛名書きは、手書き、印刷、宛名シールのどれでも構いません。

⑥ 外脇付

封筒の左下に「内容証明書在中」や「重要書類在中」などの外脇付は、書くのも書かないのも自由です。